Если у вас нет денег на внедрение сложной DAM-системы, а жить в порядке всё равно хочется, вот несколько простых рекомендаций, которые помогут навести порядок в корпоративной медиабиблиотеке:
- Найдите все носители, где могут храниться данные. Соберите все жёсткие диски, флешки, CD, аккаунты в облаках или мессенджерах. Прежде чем создавать структуру, нужно собрать весь материал.
- Выгрузите все данные на один отдельный жёсткий диск или облако. Убедитесь, что это место достаточно защищено. Если это внешний жёсткий диск — он должен храниться в надёжном месте, если облако — установите сложный пароль и двухфакторную аутентификацию. Помните: вы даже не подозреваете, где вам может пригодиться однажды сделанный снимок или скриншот. Например, в суде. Хотелось бы, чтобы в случае юридических проблем, вы смогли быстро найти нужный файл.
- Найдите самые важные и полезные фотографии и видео, которые должны быть доступны команде. Отложите их в сторону от остальных.
- На основе важных материалов создайте понятную структуру папок (об этом ниже).
- Переместите важные материалы в эту структуру, протестируйте её, попробуйте что нибудь быстро найти, обучите команду.
На данном этапе ваша главная цель — создать структуру для контента, с которым вы работаете прямо сейчас. Не нужно начинать с разбора старых архивов, этим всегда можно заняться позже, после внедрения системы.
Структура здесь — самое сложное. Чтобы понять, как правильно её выстроить, нужно понимать разницу между «просмотром» и «поиском». Для этого вернёмся к нашему кейсу с футбольным клубом.
Просмотр — это когда я хочу найти несколько лучших кадров с позапрошлого матча. Ничего конкретного. Я хочу открыть папку с фото этого матча и просто скроллить и выбирать. У меня нет какой-то конкретной цели, я хочу посмотреть и выбрать лучшее.
Поиск — это когда есть конкретная цель. Например, задача «найти прыжок игрока под 13 номером». Я уже точно знаю, что хочу, мне просто нужно быстро найти результат.
Если вы строите корпоративную библиотеку на ПК или условном Google Drive — создавайте структуру, ориентированную на быстрый
просмотр файлов. К сожалению, удобный
поиск в таких системах выстроить сложно — нет возможности искать по метаданным и тегам.
Структура должна быть многоуровневая и описывающая вашу организацию. Вот пример для бизнеса по строительству (взято из головы):